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Por qué cuesta tanto hacer la Revisión Semanal

Si eres de los que empiezas a incorporar en tu vida los hábitos productivos de la metodología Getting Things Done, es posible que uno de los pasos que más te esté costando integrar sea el de la Revisión Semanal.

Si eres un veterano por estos lares y te preguntara ahora mismo cuál ha sido el paso que más se te ha resistido, es posible que me respondieras «la revisión de mi sistema». Y aún más, si te preguntara si haces la revisión todas las semanas, es posible que me dijeras (si respondieras con honestidad) que la haces regularmente. Y en confianza me dirías que no la haces de manera ortodoxa ¿te suena?

Llevo inmersa en esta nueva filosofía de vida que es la organización con eficacia y los métodos productivos para vivir sin estrés, varios años. Y cómo no, GTD® me ha cambiado la vida. Yo era, como dice David Allen, una persona sumamente organizada fuera de control: «Too controlled is out of control» (Ready for Anything, cap. 41, pág. 122). Como él mismo se describe, el autor de la metodología es una persona ociosa y más bien holgazana.

«It’s easy to dodge our responsibilities, but we cannot dodge the consequences of dodging our responsibilities», E. C. Mckenzie

Es por su naturaleza —tirando a vaga— que David Allen ha invertido tanto tiempo explorando las mejores prácticas y técnicas para hacer cosas con el mínimo esfuerzo. Su obsesión ha parecido estar siempre en obtener resultados y sacar todo de su cabeza al tiempo que hacía que las cosas sucedieran de manera fácil.

Su argumentación me convenció nada más leerla. Ser simplemente una persona organizada no es suficiente, porque pierdes el objetivo fundamental: para lograr que se haga realmente el trabajo es preciso pensar y tomar decisiones de manera intuitiva. Touché!

La «magia» de la metodología GTD® es conseguir vaciar tu mente de cosas por hacer, de recordatorios y sobresaltos varios. Y todo ello se consigue comprometiendo tu mente con nuevos hábitos. Y uno de ellos, quizás el fundamental, es el de la Revisión Semanal. Esa piedra en el zapato que supone para muchos.

¿Aún no sabes de qué va la Revisión Semanal? GTD® insiste en que, aproximadamente una vez a la semana, realices un exhaustivo repaso de todos tus proyectos y acciones asociadas que has organizado en tu sistema —tal y como explica Allen en su libro—, para lograr «incredible effectiveness». Y para una persona como yo, que he sido una presuntuosa y orgullosa persona perfectamente organizada, un zasca en toda la boca: esto va de capturar, aclarar y ejecutar el pensamiento creativo, no de estar perfectamente organizada.

«GTD® is creating the experience of making trusted choices about whatever you are doing at any point in time», David Allen

Así que, a la fuerza, he llegado a mi propia conclusión de por qué cuesta tanto realizar la Revisión Semanal.

Si se te hace bola es porque aún no has captado la esencia de GTD®. Hacer la Revisión Semanal es para mí como agua de mayo, deseo fervientemente que llegue el fin de semana para realizarla. Mi impresión es que cuesta horrores porque requiere esfuerzo, requiere reflexión. Y eso de ponerse a pensar, cansa. Como dice Marta Bolívar «hacer la revisión semanal es muy fácil, pero da una pereza tremenda».

No vale sólo «ver» la lista de proyectos y de siguientes acciones, hay que «mirar» con profundidad y preguntarse si siguen teniendo sentido para ti. No se trata de «ver» o de hacer una lectura diagonal. Es por eso que cuesta. Me di cuenta el día que algo hizo clic en mi cabeza.

Un día te levantas y descubres el sentido de hacer la revisión y deseas hacerla porque al terminarla tienes una sensación de liberación. Terminar la Revisión Semanal es, y perdón por la expresión, orgásmico. O como dice José Miguel Bolívar —más elegantemente que yo— «hacer la Revisión Semanal es lo más gratificante que hay, pero es como tener que tirarte a la piscina a sabiendas de que el agua está fría». 

Sabes que tienes todo bajo control en tu mente extendida, esa en la que sigues confiando semana tras semana porque la mantienes completa, actualizada y accionable. Sólo entonces sabes que no tienes nada de qué preocuparte. O como dice mi colega David Sánchez, «estás deseando que llegue el lunes para ponerte a trabajar y tachar acciones» (PodCast Aprendiendo GTD® 01/10/2019).

En mi caso, prefiero realizarla los sábados por la mañana después del desayuno, con la energía a tope y la mente fresca, porque cuando la acabo sé que puedo disfrutar del fin de semana con la mente como el agua.

«Three things to do at the end of your week – get clear, get current, and get creative», David Allen

Cuando escucho a muchos usuarios decir que se quedan un viernes por la tarde en la oficina cuando todos se han ido para hacerla tranquilamente (todo son gustos), me quedo con la duda de con qué energía afronta uno la Revisión Semanal. Puede que el contexto sea el idóneo, pero es importante también tener en cuenta los otros criterios limitantes que suponen el tiempo, la energía y la atención.

A veces ocurre que, si no se aclaran las bandejas a diario, la Revisión Semanal se hace cuesta arriba si se aprovecha para «ponerse al día» de todo lo que no se ha hecho. Es entonces cuando percibimos que nos enfrentamos a la Revisión Semanal como si fuera nuestro mayor enemigo con tal de «vaciar las bandejas» y sentir que hemos cumplido, en lugar de poner el foco en lo que realmente importa. 

La cuestión no es cuándo hacer la Revisión Semanal –nada dice sobre ello David Allen– sino que te preguntes si el contexto, la energía y el tiempo disponible son los idóneos para aclarar tus bandejas. Para decidir qué significan para ti, qué hacer al respecto y si realmente vas a tener la atención suficiente como para asegurarte de que sigue vigente el compromiso con tus proyectos y siguientes acciones.

De ahí mi reflexión basada en mi experiencia personal. Hasta que no entiendes por qué es tan necesaria la Revisión Semanal, seguirá siendo una piedra en el zapato. Es no entender el propósito último de utilizar el sistema GTD®.

2 Comments

  1. Helga Helga

    Sí, lo reconozco, se me hace bola hacer la revisión semanal jajajaja. Sé que es vital para llevar como dios manda el método y reconozco que cuando la hago a conciencia, reflexionando los «para qué» y tomándome mi tiempo, acaba por tomar forma y sentido concreto lo que anoto. Espero llegar algún día a sentir esa liberación una vez realizada (y ya no te digo nada si las sensaciones son orgásmicas jajajaja). Pero ya sabes que me gusta la reflexión así que a esforzarse se ha dicho ¡Laura dixit!. Un abrazo querida Laura!!

    • La Revisión Semanal tiene su para qué: mantener fiable tu sistema. Una señal inequívoca de que dejas de revisarlo y, por lo tanto, dejas de confiar en él, es que vuelves a los post-it ¡a quién no le ha pasado!
      Y por fiable quiero decir: que tu sistema esté completo (todo, todo ahí), actualizado (la vida cambia muy deprisa) y accionable (vamos, que sea fácil de usar).

      Ánimo, estás en el camino del aprendizaje 😉
      Laura.

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