Por qué GTD® te humaniza como especie

En mi recién estrenada faceta como formadora oficial de GTD®, una de las frases más demoledoras que he escuchado ha sido la de «GTD® nos vuelve autómatas, nos deshumaniza, no nos ayuda a ejercitar la memoria».

Para alguien que tiene la vocación de llevar el aprendizaje de hábitos productivos para vivir sin estrés, estas palabras te dejan noqueada por una milésima de segundo. No porque su contenido sea verdadero —que nada más lejos de la realidad— sino porque te hacen dudar por un instante «¡qué demonios habré dicho para que alguien haya llegado a articular semejante majadería!», (sin acritud).

Me gustó mucho, la primera vez que escuché esta pseudo-objeción, oír la respuesta de José Miguel Bolívar: «si quieres ejercitar la memoria, apréndete los ganadores del Tour de Francia de los últimos 50 años» o bien «apréndete de memoria el listín telefónico».

Esta es, como digo, una queja ante el abrumador —para algunos iniciados— número de listas en GTD®. Todo el mundo sabe qué es una lista, aparentemente. Pero este no es el tema del que te quiero hablar hoy.

El objetivo de este post es explicar por qué GTD® te humaniza como especie en lugar de volverte un autómata por «culpa» de volcar todos tus asuntos en listas.

El objetivo de este post es explicar por qué GTD® te humaniza como especie

He escuchado ejemplos como este: «me parece terrible tener que apuntar en la lista @teléfono: llamar a mi amigo Pepe».

Vamos por partes. Si te ronda por la cabeza tu amigo Pepe, puede que sea porque sientes —desde hace un tiempo— que tienes/quieres/debes llamarle. Está en tu mente día tras día, pero no le llamas nunca porque: 

A) realmente no te apetece,

B) te apetece, pero nunca te acuerdas de llamarle cuando es el momento/la hora adecuada para llamarle o, 

C) esperas que un día, por arte de magia, se alineen todos los astros y te llame él/te lo encuentres por la calle/le llames sin querer ¡qué sé yo!

GTD® te ayuda a externalizar todo lo que tienes en tu cabeza —mediante recordatorios organizados en las categorías adecuadas— para que no tengas que seguir confiando en tu memoria. Esa que tiene un coleccionable de olvidos históricos. 

Porque no nos engañemos, todas esas cosas que ves en tus listas, por muy abrumadoras que te resulten, o están ahí o están en tu cabeza, y ya sabes que mejor no confiar en tu memoria. Pero lo que debes saber, si no te has dado cuenta ya, es que tus listas no son más que el reflejo de tu vida personal y profesional.

Tus listas no son más que el reflejo de tu vida personal y profesional

Voy a ponerte un ejemplo propio. Recientemente mi vida ha estado sometida a muchos cambios personales y profesionales como, por ejemplo, mi sexta mudanza en mi sexto nuevo país de residencia en los últimos siete años. El número de proyectos en mi sistema creció exponencialmente y, en consecuencia, también el número de siguientes acciones. Por no hablar de cómo mi herramienta de captura Braintoss iba echando humo y los momentos de aclarado se alargaban más de lo normal. 

En estos meses que sólo mi sistema GTD® me ha mantenido a salvo de perder la cordura, he tirado de las listas «a saco» para recordarme cosas como «llamar a mamá». Cuando cuento esto mucha gente se escandaliza diciéndome (recriminándome, más bien) cómo es posible que deba recordarme mi sistema que debo llamar a mi madre.

Pues sí, cuando estás mudándote no de una casa a otra, no de una ciudad a otra, sino de un país a otro con un nuevo trabajo, pues es fácil que los días pasen volando y creas que ha pasado una semana desde que llamaste a tu madre cuando en realidad han pasado dos meses (y a tu madre NUNCA se le olvida recordártelo).

«Your first and most important tool is your mind. Use it to understand the job, then start to assemble your other tools», GTD® Focus

Tengo decenas de ejemplos para ilustrar lo humano que es poner recordatorios en nuestras listas. Pero el punto clave de esta reflexión pasa por preguntarnos por qué no nos escandaliza tener una lista de acciones a realizar en el plano profesional o tener una agenda con nuestro compañero de trabajo, pero sí nos sorprende —en negativo porque nos «deshumaniza»— poner recordatorios en nuestras listas sobre temas personales o que yo misma tenga una agenda de cosas que hablar con mi pareja. Algo que, por cierto, sorprende también cuando lo comento en los cursos de formación oficial GTD®.

Como dice mi colega Jordi Fortuny, ¿por qué no va a ser humano tener una lista de posibles regalos para tus hijos? O el proyecto de preparar una fiesta para nuestro amigo Pepe. «Lo que no es humano —me comenta— es no darle la importancia que tiene y dedicarle los recursos necesarios para hacerlo/llevarlo a cabo».

Y ahí va, ahora sí, lo que quiero decirle a todos y cada uno de los objetores de GTD®: esta metodología, y no otra, te obliga a pensar y a decidir. No existe ninguna herramienta, app ni start-up que haya inventado algo que sustituya tu proceso de pensamiento y toma de decisiones. 

GTD® te obliga a pensar y a tomar decisiones constantemente

Ninguna herramienta se alimenta sola, como hemos visto. Nos pasamos el día tomando decisiones, evaluando riesgos, analizando escenarios, resolviendo problemas, buscando soluciones. Las listas permiten poner nuestros recordatorios y toda la información necesaria en nuestra mente extendida, ese lugar fiable que mantenemos completo, actualizado y accionable ¿para qué?

Para tener la mente libre de ruido, una mente como el agua y sin estrés para tomar las mejores decisiones en cada momento y responder de manera proporcionada a todos los inputs que nos van llegando en el día a día. Y sobre todas las cosas, para tener el control y la perspectiva de todos nuestros asuntos, incluso los personales.

Así que mi reflexión de hoy es justo lo contrario a «GTD® nos deshumaniza». Gracias a GTD® nos tomamos un café con nosotros mismos, tenemos ese momento (o varios cafés al día) para reflexionar sobre las cosas que nos llaman la atención y tomar decisiones sobre lo que realmente nos importa.

Este es el por qué GTD® nos humaniza como especie. No nos pide que separemos nuestros asuntos profesionales de los personales ¡sólo tenemos un cerebro! 

GTD® nos permite enfriar el pensamiento entre una captura y su aclarado

Gracias a la «magia» de GTD® nos podemos permitir el lujo de dejar enfriar nuestro pensamiento entre una captura y un buen aclarado sin ejecutar directamente, que es lo que hemos venido haciendo durante años a pesar de que ni la neurociencia ni nuestro nivel de estrés hayan demostrado que esta mala práctica haya funcionado alguna vez.

Lo que realmente te deshumaniza es ejecutar como un robot todos los inputs que van llegando a tu vida sin preguntarte qué significan todas esas cosas para ti, sin cuestionarte qué valor aportan las tareas que haces y si son, de verdad, necesarias.

Utiliza tu mente para cosas más útiles que recordar los números de teléfono de tus familiares y amigos como hacíamos antes de la era de las nuevas tecnologías. Presta atención a las cosas que te rodean y que captan tu curiosidad; y recuerda que las herramientas son un medio, nunca un fin. 

Gracias a GTD® te obligas a preguntarte por el significado de las cosas sin ejecutar —ahora sí— como un autómata. Pero es que, además, GTD® permite conocerte mejor y tener un mayor control sobre todos tus asuntos ¿aún dudas?