¿Aún crees que puedes gestionar el tiempo?

• Una de las frases que más he escuchado en mi trayectoria profesional es «¿me aseguras que voy a poder organizarme mejor?». Obviamente no puedo garantizártelo, pero sí puedo ayudarte a desarrollar las estrategias y a identificar las herramientas necesarias para que solo dependa de ti salir del caos en el que te encuentras. Es lo que llamamos trabajar en tu círculo de influencia.

Todo el mundo, incluida yo, hemos pasado por esa fase en la que creíamos que no íbamos a salir del enredo del día a día. Cuántas veces has dicho eso de «¡es que no me da la vida!».

Lo más curioso es que la mayoría de las veces no es una cuestión de tiempo, sino una cuestión de atención. Porque si alguien monitorizara durante 24h lo que hacemos durante el día nos llevaríamos más de una sorpresa. Sin ir más lejos, hace unas semanas te decía que todos procrastinamos o mentimos.

Tenemos una hora para fisgonear en las redes sociales y ver videos «chorras» pero nos quejamos de que no tenemos tiempo para ir al gimnasio. No tenemos tiempo para ir a hacer la compra y preparar una cena saludable pero vemos tres horas de televisión antes de acostarnos. Y lo peor, no es solo que acabemos posponiendo tareas día tras día delante de la pantalla, sino que restamos  tiempo para compartir con nuestros amigos y familiares ¿qué está fallando?

En el trabajo actuamos de la misma forma. No tenemos tiempo, no llegamos a todo. No importa que seamos personas altamente comprometidas, siempre dejamos cosas sin hacer y, a veces, son cosas importantes. Creo que no es la primera vez que lees esto: «Siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas». Es por ello que nos empeñamos, una y otra vez, en querer gestionar el tiempo ¿verdad?

«El tiempo es infinito, pero el ser humano tiene una imperiosa necesidad de desmenuzar el tiempo. De ahí la invención de los años, el paso de las estaciones, el tamaño de la luna y el polvillo de los minutos», Joan Barril.

Yo fui, en un pasado no tan lejano, muy fan de la gestión del tiempo por dos poderosas razones: no podía vivir sin planificar y no tenía nunca en cuenta los imprevistos y/o interrupciones. Ignoraba que vivimos en un entorno VUCA (sí, otra vez, apréndetelo: Volátil, Incierto, Cambiante y Ambiguo). Resultado: frustración y estrés.

Lo que he aprendido tras años dándome de bruces ante la imposibilidad de gestionar el tiempo es lo siguiente:

• La gestión del tiempo está obsoleta y no la avala ninguna evidencia científica.
• La sobre-planificación solo nos da una (falsa) sensación de tranquilidad.
• Si eres profesional del conocimiento, los imprevistos forman parte de la naturaleza de tu trabajo.

Volviendo al tema de este post ¿por qué seguimos quejándonos de la falta de tiempo? 

Probablemente no haya otro momento mejor para reflexionar sobre este cansino lamento ahora que, por desgracia, millones de personas como tú y como yo estamos cumpliendo cuarentena para frenar la pandemia del coronavirus #quédateencasa. La queja continua de la falta de tiempo radica en la ignorancia.

GTD® nos ha aportado grandes soluciones:

• GTD® es una metodología avalada por evidencias científicas.
• La planificación adaptativa es la solución a la sobre-planificación.
• Los imprevistos se pueden gestionar e, incluso, minimizar.

Pero la solución más importante y beneficiosa en términos de productividad personal, como decía al inicio del post, es la gestión de la atención.

Creemos que el tiempo es el recurso más valioso que tenemos y nos apuntamos a todo tipo de cursos para aprender a rentabilizarlo. Sin embargo, partimos de una premisa falsa; el tiempo no es un recurso —me explicaba José Miguel Bolívar en una charla reciente— sino un criterio limitante, al igual que lo son la energía y el contexto. 

Si el tiempo fuera un recurso se podría gestionar, de ahí el error tan común y la reincidencia en seguir hablando de gestión del tiempo. 

«Es precisamente porque no es un recurso por lo que es ingestionable», José Miguel Bolívar.

A la hora de elegir qué tiene más sentido hacer en cada momento, GTD® renuncia a la planificación (por no decir que la proscribe), de lo importante y de lo urgente. Precisamente por vivir en un entorno VUCA. Puede que en este mismo instante lo más importante para mí sea hacer «x», pero es muy probable que dentro de dos horas deje de serlo. Por no hablar de las urgencias. Como decía Peter Drucker, «aún no he encontrado una urgencia que no aguante 90 minutos».

GTD® se centra en lo que David Allen ha llamado «Criterios Limitantes». Esto es, a la hora de decidir qué hacer, no tiras de tu planificación minuto a minuto sino de aquello que te limita para poder elegir con confianza:

1. Contexto: con quién estás, de qué herramientas dispones y dónde te encuentras físicamente hablando. No me planteo ensayar mi discurso para el cierre de un congreso si estoy con gente en mi oficina o si me encuentro en la sala de espera del médico.
2. Tiempo: ¿de cuánto tiempo dispongo? Si tengo 20 minutos antes de entrar en una reunión, me puedo plantear hacer alguna llamada, pero no se me ocurrirá empezar el análisis del último informe trimestral.
3. Energía: mi pico de energía mental lo tengo por la mañana, por lo que aprovecho ese momento para realizar tareas que requieren cierto esfuerzo intelectual. Después de comer me resulta más productivo realizar tareas más mecánicas como ordenar mi archivo ¿tiene sentido para ti?

Si quieres saber más sobre la importancia de tu energía, te recomiendo este post de mi colega Jordi Fortuny donde te explica de manera muy clara que no es una cuestión de tiempo sino de espacio mental. Tenemos mil cosas en la cabeza y las procrastinamos culpando a la falta de tiempo.

«Probablemente pienses que no tienes tiempo, pero lo que no tienes es espacio», Jordi Fortuny.

Como ves, hay otras muchas cosas que sí puedes gestionar y que sí están en tu círculo de influencia, además de ser hábitos productivos, de verdad.

Lo que no se puede gestionar es el tiempo, no puedes convertir cinco minutos en seis. Y como dice David Allen,«si te dieran dos horas más al día sería una pérdida de tiempo».

Así que antes de recurrir a cualquier gurú para que acabe con el caos de tu vida ¿por qué no pruebas a poner en práctica algunos de estos hábitos? Te ahorrarás más de una frustración.