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Checklists para mantener el estrés a raya

| tiempo de lectura 5:01'
Checklists

Hace un tiempo leí un post que me llamó poderosamente la atención sobre el uso de listas de control o checklists para mantener el estrés a raya. Lo firma Kelly Forrister, Senior Coach and Presenter de la David Allen Company en el artículo Checklist Under Stress.

Como K. Forrister, me considero una persona organizada y cuido hasta el más mínimo detalle de las cosas que me importan. Pero antes de entrar en harina ¿sabes qué es y para qué sirve un checklist?

David Allen se refiere a la gestión de los checklists, en su libro Organízate con eficacia, como un tema que merece nuestra atención en términos del sistema organizativo en GTD®. Los checklists son esas «recetas de potenciales ingredientes» para nuestros proyectos, acciones y áreas de interés y responsabilidad.

Existen muchos tipos de checklists. Pueden ser desde simples inventarios (cosas a meter en la maleta cuando viajo) a procesos más complejos. Pueden ser procedimientos normales (los checklists de los pilotos) o procedimientos de emergencia de un determinado tema destinados a ser utilizados en un momento concreto, entre otros.

Como dice David Allen, existe una posibilidad infinita de checklists que te permiten estar en control y sin estrés en muchas situaciones tanto en tu vida personal como profesional.

«I’ll focus on a common set of topics that emerge for people, for which checklists are often the best solution», D. Allen.

Por ejemplo, Kelly Forrister nos habla de su Emergency Grab Checklist. Para qué tener este checklist es, según K. Forrister, algo inteligente si vives en California y en permanente amenaza de terremoto. 

En caso de emergencia ¿sabrías qué hacer? ¿a dónde ir? ¿qué llevar? ¿cómo actuar? Es posible que en tu caso, ahora mismo que lees estas líneas, pienses que es relativamente fácil. Lo has visto en las películas, lo has escuchado innumerables veces en las noticias y es posible que hayas leído algo sobre el tema. Pero no es así.

Yo misma me he encontrado en una situación similar desde que vivo en zona de huracanes. Afronté el primero —y no el último— en 2017. Y puedo afirmar que tener un inventario de todo lo que es necesario hacer en un momento de emergencia es lo más prudente.

Porque cuando estás en tu casa o en tu oficina, aclarando con tu Sistema 2, pensando y decidiendo qué significan las cosas para ti y cuáles son las siguientes acciones, es fácil tener claridad de ideas.

Sin embargo, piensa en una situación de riesgo, un incendio, un terremoto o un huracán. Y sin ser tan tremendista, imagínate que te han designado una nueva responsabilidad cuyos procedimientos y/o procesos son nuevos para ti y de tu trabajo dependen otras personas. 

El estrés nos vuelve incompetentes. Daniel Kahneman, Daniel Goleman y Walter Mischel llegaron a la misma conclusión —por separado— respecto a cómo funciona nuestro cerebro. 

El Sistema 1 actúa de manera automática sin que nos demos cuenta y elige qué hacer en función de nuestro estado emocional. El Sistema 2 es reflexivo, toma decisiones en función de la información de la que dispone y sólo funciona si lo ponemos a trabajar.

Adivina qué sistema de pensamiento toma las riendas en una situación de estrés.Tener un checklist a mano en situaciones determinadas nos permite saber cuándo y cómo actuar. 

«Los checklists puede ser muy útiles para saber de qué no te tienes que preocupar», David Allen.

Como dice David Allen en su libro, un checklist es «cualquier lista usada como recordatorio, o para evaluar pasos opcionales, procedimientos a seguir y/o componentes de una actividad».

Dicho de otro modo, en palabras de mi colega Jordi Fortuny, un checklist te garantiza que no se te va a pasar nada por alto.

Hasta que te familiarizas con los procesos y/o procedimientos de ciertas situaciones —recurrentes o no— tener un checklist a mano puede salvarte la vida o bien, ahorrarte estrés, tiempo, errores y ganas en efectividad.

De hecho, es posible que si todos hubiéramos tenido un checklist en estos tiempos de la COVID-19, no se hubieran agotado las existencias de papel higiénico.

Pienso que el Miami-Dade County —donde ahora vivo— debe saber algo de GTD®. La temporada de huracanes empezó el día 1 de junio y no va a terminar hasta el 30 de noviembre. En mi buzón me esperaba hace unos días una revista con un gigantesco titular Are you ready? La «Guía Oficial de Preparación contra Huracanes» (que mi marido ya se ha guardado en su material de apoyo).

Esta guía ofrece información general sobre qué hacer antes, durante y después de una tormenta, además de mucha otra información clave como el «Disaster Kit Checklist» o «Checklist de Kit para Emergencias».

Repasando el checklist oficial del condado, creo que no importa que hayas pasado por experiencias similares anteriormente. Como narra Kelly Forrister, en una situación de emergencia el Sistema 1 toma el control. Nadie piensa en el estrés al que sometemos a nuestro cerebro por no tener previsión de las consecuencias.

Para concluir, un breve repaso a algunos de los beneficios y usos de los checklists:

 

  • Un checklist debe ser usable

No confíes en tu memoria, y menos en una situación de estrés. Los checklists son herramientas que te protegen de los errores, como explica Atul Gawande en «The Checklist Manifiesto». Un ejemplo es el caso de los pilotos o de los médicos. Los checklists deben ayudarte, si no te ayudan no están bien elaborados.

Y para que sean usables, no deben ser kilométricos. No conviene que ocupen más de una página, y utiliza palabras familiares para ti. Pónselo fácil a tu cerebro, ¡no querrás que procrastine en una situación de estrés!

 

  • Organiza tus cosas

Si eres usuario de GTD®, ya sabes la importancia que tiene el paso de organizar. En una situación de estrés, tienes que ponérselo —otra vez— fácil a tu cerebro. No es el momento de ponerse a pensar dónde está la linterna o ese álbum de fotos familiar que no quieres perder. Recuerda: un lugar → un significado. 

 

  • Sin checklists actuarás de manera estúpida

Así es, cuenta con ello. El estrés nos vuelve incompetentes. Quizás no seas consciente de la cantidad de elecciones ridículas que tomamos con el Sistema 1. Como describe K. Forrister «We were both like zombies under such stress». 

Nuestro cerebro deja de funcionar «normalmente» en una situación de estrés. Ante un incendio que cada vez se acercaba más a su casa, el marido de Kelly se puso a leer un libro y ella tomó unas magdalenas de la cocina en lugar de su álbum de boda.

No importa el checklist que hayas creado para determinada situación: no esperes actuar de manera tan inteligente como cuando lo creaste cuando lo necesites.

 

  • Ganarás en efectividad

Si tienes alguna duda sobre los beneficios de tener checklists en tu sistema GTD®, te invito a que lo pruebes como hace José Miguel Bolívar en este post. Porque ahorrarás tiempo, actuarás sin apenas esfuerzo, evitarás el estrés, minimizarás errores y ganarás en efectividad ¿a qué esperas?

Comentarios

Helga avatar
Helga


Laura Sastre dixit: "ahorrarás tiempo, actuarás sin apenas esfuerzo, evitarás el estrés, minimizarás errores y ganarás en efectividad" → doy fe de que todo lo que has resumido en esta frase es tal real como la vida misma 🤣. Aquí tienes a una recién fan de las checklists!!!

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Hola Helga, en realidad esta frase resumen es de J. M. Bolívar ¡te recomiendo la lectura de su post!
Por cierto, bienvenida al apasionante mundo de los checklists ;)
Laura.

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