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8 beneficios de GTD® para tu organización

| tiempo de lectura 5:10'
8 beneficios de GTD® para tu organización

Una pregunta habitual en las formaciones oficiales de GTD® es qué beneficios va a obtener tu organización si eres la única persona que utiliza la metodología.

Se me ocurre una respuesta corta y directa: alimentarás buenas prácticas de efectividad personal. O lo que es lo mismo, no fomentarás las malas prácticas que se vienen dando en las organizaciones desde tiempos inmemoriales, fuente de gran cantidad de estrés.

Una respuesta más extensa de los beneficios de GTD® para tu organización requiere más matices.

 

GTD® es una metodología de efectividad personal

La efectividad es una competencia, y como tal, es un conjunto de comportamientos observables orientados a un resultado. ¿No debería ser de obligado cumplimiento practicar la efectividad en las organizaciones?

Por lo tanto, el aprendizaje de una competencia es algo que hacemos individualmente. Como dice Eugenio Moliní, «las personas sólo cambian si quieren». 

Es por ello que GTD® es una metodología de efectividad personal y no existe ningún GTD® colaborativo. Si quieres saber el por qué, José Miguel Bolívar te da dos buenas razones en su post: es absurdo y es imposible ¿no te pica la curiosidad?

 

El estrés está en ti, libérate de él

Entender qué es GTD® pasa por admitir que requiere un cambio profundo de pensamiento: un cambio de hábitos. Si hasta ahora nuestra manera de trabajar nos ha llevado al estrés, por qué no cambiar.

El mayor beneficio de utilizar GTD® va a ser, por supuesto, para ti. Si quieres liberarte del estrés, empieza por cambiar algunos hábitos y toma el control de todos tus asuntos. Las personas que estén a tu alrededor lo agradecerán.

¿Te imaginas el efecto de trabajar con alguien sin estrés y que transmite tranquilidad y control?

 

Gestiona las interrupciones

Las interrupciones no van a desaparecer, pero puedes aprender a gestionarlas. 

Aprende a gestionar todo lo que distrae tu mente: recordar que tienes que pedir cita al dentista justo cuando estás en una reunión de trabajo. O a la inversa, estar pensando en el informe trimestral cuando estás jugando con tus hijos. 

Por no hablar de las interrupciones que permites dejando, por ejemplo, las notificaciones de todas tus redes sociales abiertas. 

Aprende a capturar en lugar de dejar lo que estás haciendo por culpa de interrupciones que (casi) nunca son ni necesarias ni urgentes. En serio, piénsalo. 

¿Crees que es posible trabajar durante 20 minutos seguidos sin mirar el correo, el whatsapp o con el móvil en silencio? ¿se acabará el mundo? No, y además aumentarás tu efectividad exponencialmente si fomentas esta buena práctica.

 

Utiliza las @Agendas

Del mismo modo que puedes gestionar las interrupciones, también puedes fomentar buenas prácticas en tu oficina. En lugar de interrumpir a tu colega cada vez que recuerdas algo, prueba a capturar las cosas que te vienen a la cabeza y déjalas en su «agenda».

En lugar de interrumpir a los demás, aprovecha los momentos que te reunes con esa persona para sacar todos los temas que querías comentarle. Seguro que te lo agradecerá y ganaréis, ambas personas, en efectividad.

Es algo que en la Red OPTIMA LAB practicamos a diario. Si casi todos los días me reúno con Jordi o con José Miguel, la práctica efectiva es que cada uno saque su «Agenda» y tratemos los asuntos pendientes. Es cierto que no siempre nos da tiempo a verlo todo. En ese caso eliges lo que tiene más sentido hacer en ese momento.

Por si fuera poco, también tengo una «agenda» con mi marido. Ahora que los dos teletrabajamos en casa en el mismo espacio —y aprovechando que ambos usamos GTD®—  evitamos interrumpirnos mutuamente. Es habitual que nos dejemos cosas en las respectivas bandejas físicas —si no está en mi bandeja de entrada, no existe— o que nos sentemos a tratar los asuntos pendientes en nuestras @Agendas tomando un café ¡funciona!

 

Lista @A la espera

Si no la utilizas, estás tardando. No importa si tienes personas a tu cargo o si por tu trabajo dependes mucho o poco de terceras personas. 

Esta lista fue una auténtica revelación para mí. No sólo tienes un seguimiento escrupuloso de quién te debe algo, qué te debe y desde cuándo. Te permite saber si las cosas que esperas de alguien están en plazo o si ya toca pegar un toque para reclamar lo que sea. 

Pero lo verdaderamente revolucionario, y beneficioso para tu organización, es que las cosas que esperas llegan ¿sabes por qué? Porque a tu alrededor todo el mundo aprende que nunca se te olvida nada. 

Gracias a la lista @A la Espera, las cosas avanzan.

 

Olvídate de los deadline

No hay mayor trampa que poner fechas inventadas en tu calendario. José Miguel Bolívar acuñó el término «fechas subjetivas» en su libro Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD® ¿Aún no lo has leído?

Numerosos estudios han demostrado que lo único que consiguen las fechas subjetivas o inventadas es dejar las cosas para el último momento, deprisa y corriendo. Científicamente demostrado.

Ahora bien, con un sistema de recordatorios sin fugas (tu sistema o es fiable o no lo es), completo, actualizado y accionable, las cosas se hacen lo antes posible sí o sí. 

En GTD® habrás visto que no se utilizan fechas inventadas porque la mejor manera de que se cumplan los plazos es la revisión sistemática de tu sistema. 

 

No eches la culpa a la tecnología

Como explicaba al principio de este post, la efectividad es una competencia. De nada sirve que las organizaciones se equipen con los mejores softwares y la tecnología punta si antes no aprenden cómo trabajar de manera efectiva. 

Te pongo un sencillo ejemplo: de qué te sirve tener un Ferrari si no sabes conducir. Pues eso. 

Tu sistema GTD® tampoco precisa high-tech. Algunos (buenos) usuarios de GTD® tienen su sistema en papel. Un ejemplo de alguien que sabe mucho GTD® y utiliza papel es Marta Bolívar.

 

Los proyectos avanzan

Para escribir este post he preguntado a las personas que me rodean y que utilizan GTD® ¿cómo crees que se ha beneficiado tu organización si eres la única persona que utiliza la metodología?

La respuesta ha sido unánime: los proyectos avanzan. Y se contagia.

No importa la posición que ocupes en la organización. Es un hecho que con GTD®, pasito a pasito, las siguientes acciones permiten que las cosas avancen y que los proyectos se consigan. 

Esto provoca que proyectos que se perciben como complejos o que llevan un tiempo encallados, se tachen, contagiando a quienes lo han hecho posible.

Puedo citar con nombres y apellidos quienes que se han iniciado en el mundo de GTD® al observar cómo, en su entorno, las demás personas conseguían avanzar sus proyectos, sin estrés y sin olvidos.

 

La conclusión es que GTD® te libera del estrés, de los olvidos y de las frustraciones. Aumenta tu efectividad y consigues una sensación de control. ¿Crees que consiguiendo todo esto puedes influir en los demás? ¿Puede tu organización beneficiarse de algún modo? ¿Te quedan dudas?

«Pon una persona que usa GTD® en una reunión, y esa reunión no será lo mismo. Este es un claro ejemplo del impacto de GTD® en las organizaciones», explica Jordi Fortuny en su post El despliegue de GTD en las organizaciones. Amén.

Comentarios

Juan Ortiz avatar
Juan Ortiz


Cada concepto y ejemplos explicado en en este blog me ayudan a refrescar las funciones que tienen en mi sistema. Gracias

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Hola Juan,
Muchas gracias. Si en algo ha contribuido este blog a aumentar tu efectividad, ya ha cumplido su función.
Dice Xavier Marcet, «si no escribimos no sabemos si pensamos» ;)
Un saludo.
Laura.

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