Mente Extendida

El Blog de Laura Sastre

Optima infinito

Impacto de las interrupciones en la efectividad

| tiempo de lectura 3:30'
Impacto de las interrupciones en la efectividad

Esta mañana he tenido una revelación en lo que se refiere al impacto de las interrupciones en la efectividad. Y eso que no había tomado café, pues he llegado en ayunas a un laboratorio clínico para hacerme un rutinario análisis.

No citaré el lugar para no herir susceptibilidades, sólo sirva de ejemplo de por qué algunas culturas empresariales no funcionan. Son todo lo opuesto a la efectividad.

Este es un caso real y actual que poco o nada tiene que ver con la falta de personal o de motivación. Más bien se trata de una total ausencia de hábitos de trabajo en lo que efectividad se refiere.

He estado exactamente 30 minutos delante de una amable señora que me ha atendido cuando me ha tocado mi turno. No entraré en los detalles del procedimiento, pero a falta de café me he dedicado a observar su comportamiento que se reduce a: interrupciones y multitarea, lo cual ha dado como resultado un servicio pésimo.

Es algo que venía observando hace un tiempo. Es una (mala) costumbre que forma parte de la cultura empresarial en algunas organizaciones: querer atender a todo el mundo y al mismo tiempo. 

Por ello me sorprendo gratamente cuando llego a un lugar en el que se ha instaurado el mecanismo de tomar un número y esperar a ser llamada. ¡Qué gran invento del siglo pasado! Sólo que las interrupciones que se dan al otro lado del mostrador son continuas sin que a nadie parezca molestarle.

Mientras la amable señora simula atenderme, al mismo tiempo responde al teléfono, saluda y charla con la compañera que acaba de llegar. O atiende la conversación que le da la compañera que tiene al lado. Todo ello mientras sigue picando mi número de teléfono en el sistema porque dice no encontrarlo a pesar de insistirle que no es la primera vez que acudo al centro.

Y es que ni somos multitarea ni las interrupciones son el mejor ejemplo a seguir si queremos ser personas efectivas en nuestro trabajo y en nuestra vida personal. Porque hacer bien las cosas correctas requiere del Sistema 2 de pensamiento ¿sabes lo que es?

En todos nosotros conviven —y no siempre de manera amistosa— dos sistemas de pensamiento que trabajan conjuntamente. Es lo que Daniel Kahneman llama Sistema 1 y Sistema 2. El Sistema 1 es el pensamiento rápido que opera de manera automática con poco o ningún esfuerzo. El Sistema 2 es el pensamiento lento, el que requiere esfuerzo y concentración para operar.

Lo que ocurre es que cuando le pedimos al Sistema 2 de pensamiento dos o más tareas que requieren un cierto esfuerzo intelectual, lo que hace es ir «saltando» de una cosa a otra. 

Como dice José Miguel Bolívar, «la multitarea es la manera perfecta de hacer mal más cosas a la vez». O dicho de otro modo, «se tarda más en hacer peor las cosas que si haces primero una y después la otra».

También D. Kahneman ha estudiado, desde la psicología cognitiva, que «pasar de una tarea a otra requiere esfuerzo, especialmente cuando el tiempo apremia». Y la presión del tiempo conduce a errores.

Es por eso que hoy me ha pedido el número de teléfono —la misma persona— hasta cinco veces en menos de 30 minutos desde detrás del mostrador.

Los efectos de estas malas prácticas son catastróficas para todo el mundo: para quien ejerce su trabajo, para los clientes, para las organizaciones, para nuestra salud.

Es por esto que uno de los hábitos que primero aprenden las personas que se inician en el camino de la efectividad personal con GTD® sea el de capturar. Como explica David Allen en Organízate con eficacia, capturar te aporta «bienestar mental y aumenta la calidad de tus comunicaciones y relaciones». Y es que capturar es la herramienta que tenemos los mortales para gestionar proactivamente las interrupciones.

Sobre el impacto de capturar en las organizaciones, David Allen le dedica unos párrafos en el capítulo 11 del libro. Como David y Kathryn, mi marido y yo también nos dejamos cosas en la bandeja de entrada del otro para no interrumpirnos 😉

Además, se da la circunstancia de que cada vez nos interrumpen más mientras realizamos una tarea. Mark Tigchelaar explicó, en la ponencia que dio en el GTD® Summit de Amsterdam en 2019, que sufrimos de media unas 500 interrupciones al día. Por lo tanto, nuestra capacidad de concentración cae en picado y tardamos un minuto en recuperar la atención en lo que estábamos haciendo. Y es que nuestro cerebro no distingue el tipo de distracción.

Por ello, y como explicaba Theo Compernolle —también en el GTD® Summit 2019 y autor de Brain Chains— debemos entender y ser conscientes del desastroso impacto que las interrupciones causan en nuestra efectividad y en nuestra vida en general.  

Muchas veces me preguntan ¿para quién es útil esto de GTD®? Creo que con este post queda respondida la cuestión, porque adquirir hábitos efectivos nos beneficia siempre, a todas las personas y a todos los niveles.

Comentarios

Helga avatar
Helga


¡¡Lo has clavado!!. Si es que no hay nada peor que pretender estar por mil cosas a la vez y además con interrupciones. Consecuencia → no hacer nada bien e imposible alcanzar ese estado de flow en el que todo fluye. Me recuerda también a cuando vas a un restaurante y todo es perfecto hasta que pides la cuenta y tardan una eternidad en dártela por estar sirviendo a otras mesas y olvidarse de ti. Como bien dices, adquirir hábitos efectivos nos beneficia a todos y en cualquier ámbito de la vida!!!. Por cierto, esta semana me he sentido muy flow, ¡¡he tardado pero que gozada!! .Aquí seguimos con la efectividad 💪💪 Un saludo Laura!!

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Enhorabuena Helga, ya ves que adquirir nuevos hábitos es cuestión de tiempo y esfuerzo ¡pero todo llega!
Y del mismo modo, entender la metodología GTD® es tremendamente fácil, aplicarla e integrarla hasta llegar al estado de flow también es cuestión de tiempo ¡sólo si quieres, claro!
Llegará un momento en el que no sabrás cómo pudiste vivir sin ese flow ¡jajajajajaja!
Un abrazo ¡seguimos!
Laura.

Helga avatar
Helga


Espero que llegue ese día en el que ni me acuerde de cuando vivía sin mi estado flow. Eso sí, cuando llegue te enterarás aunque estés en el otro lado del charco jajajajajaja. Besotes !!

Todo el contenido de Mente Extendida, el Blog de Laura Sastre, está bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional (Reconocimiento - Compartir bajo la misma Licencia).

2019-2020 Laura Sastre - Algunos derechos reservados

Ir al contenido