Aclarar: transformar en evidente lo no evidente

El paso 2 de la metodología GTD® —«Aclarar»— es, junto al paso 4 «Reflexionar», el que más pereza da ¿sabes por qué? Porque requiere del Sistema 2 de pensamiento. Como ves, el tema va de números pares. 

Aclarar es un proceso clave de pensamiento para transformar en evidente lo no evidente. Aclarar va de pensar y decidir sobre las capturas, lo que David Allen llama los open loops. Claro que requiere de cierto esfuerzo intelectual.

Lo que muchas personas no valoran es la importancia de pensar y ocuparse de las cosas —sus cosas— una vez. Porque en el paso de aclarar las capturas es donde se encuentra gran parte del valor de nuestro trabajo.

Para David Allen el proceso de aclarar significa terminar de pensar sobre un tema, parar la mente: «finishing the thinking, stop the mind».

En concreto, cuando aclaras una captura lo que haces es pensar y decidir qué es, qué significa para ti y si vas a hacer algo con ello. Aclarar una bandeja de entrada es vaciarla. Por ejemplo, la bandeja de entrada de emails queda a cero cuando se aclara.

La trampa o el error está en creer que aclarar es hacer, cuando en realidad es pensar y decidir qué significa para ti y qué vas a hacer con cada captura. Además, no vale filtrar, ni elegir las capturas ni empezar por lo que nos parezca más «urgente» o «importante».

En mi opinión, hay mucho margen de mejora en el proceso de aclarado de las bandejas. La tendencia a «hacer» en lugar de pensar es muy frecuente, pues es lo que llevamos haciendo toda la vida. Todo nos parece, de nuevo, «urgente» o «importante».

En este post me quiero centrar en la primera pregunta del flujo de trabajo «¿Qué es?». Esta puede parecer una pregunta muy sencilla. De hecho, vengo observando hace un tiempo una inclinación a responder muy rápidamente en forma de siguiente acción.

Cuando estás ante tu captura, qué es y qué significa para ti esa captura no siempre es tan evidente. Precisamente, aclarar consiste en transformar en evidente lo no evidente.

Veamos dos sencillos ejemplos. ¿Qué significa la captura para ti? Ten en cuenta dos cosas: GTD® no va a responder por ti, y cada persona puede responder cosas diferentes ante la misma captura.

#1 Captura: «pilas»

«Pilas» podría significar muchas cosas:

• Esperas un pedido de pilas del tipo AA.
• Necesitas pilas en la oficina.
• Tienes pilas en el cajón de tu despacho.
• Tu hijo necesita pilas para su coche eléctrico.
• El mando a distancia se ha quedado sin pilas

#2 Captura: «cumpleaños mamá»

«Cumpleaños mamá» podría significar muchas cosas:

• Te gustaría comprarle un regalo a tu madre.
• Quieres darle una fiesta sorpresa.
• No quieres que se te olvide felicitarla.
• Has pensado en ir a visitarla.
• Vas a escribirle una carta de felicitación.

Como explica Paz Garde en este post, tu captura puede ser información de algo, una obligación, una duda, una posibilidad, un compromiso, ¡incluso una tontería! 

Ya ves que esta sencilla pregunta «¿Qué es?» no es, en realidad, ni tan sencilla ni evidente como aparenta. De hecho, para saber si requiere acción y qué acción requiere es preciso pensar y decidir antes sobre el significado de las cosas. Piensa y ocúpate de las cosas una vez.

Lo que he querido hoy con este post es reflexionar sobre la importancia de reconocer qué significan tus capturas. Si no sabes qué son o qué representan para ti, ¿cómo vas a saber qué tienes que hacer con ello y/o si requiere acción?

De hecho, otro error recurrente es responder al «¿Qué es?» con una tarea, lo cual se traduce en hacer cosas que no deberían haberse hecho. Como dice David Allen, mejor pensar antes de actuar y no adelantarse porque puede ser trabajo perdido y fuente de caos y frustración.