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Cómo hacer un buen uso del calendario

| tiempo de lectura 3:44'
Cómo hacer un buen uso del calendario

Cómo hacer un buen uso del calendario es pieza fundamental si quieres ser una persona efectiva. Por ello, una buena práctica es poner solamente en el calendario los recordatorios de todo aquello que necesitas hacer o saber en una fecha o en un momento concreto. 

Existen dos tipos de recordatorios: recordatorios de acciones que tienes que hacer en una fecha o/y hora concreta y recordatorios de información, todo aquello que necesitas saber en una fecha o/y hora concreta. En otras palabras, en el calendario únicamente debes poner fechas reales.

Los dos tipos de recordatorios se gestionan igual. Lo realmente importante en el uso del calendario, la regla de oro, es no mezclar elementos con distinto significado en un mismo sitio.

Ejemplos de recordatorios de fechas reales que van al calendario son una cita médica, una reunión o un vuelo. Lo que caracteriza a estos tres ejemplos es que deben realizarse, sí o sí, en la fecha y hora indicadas. De lo contrario, pierdes la cita médica, la reunión se realizará sin ti y perderás el vuelo.

Ejemplos de recordatorios de información que van al calendario son que el «dd/mm/aa» es el cumpleaños de tu mejor amiga, o que a partir del «dd/mm/aa» empieza la campaña de la declaración de hacienda.

Cualquier otra fecha es inventada. Es la típica que si no se hace, se cambia en el calendario, se renegocia y «tiro porque me toca» ¿te suena? ¿Eres consciente de que, además de mentirte, es una fuente de frustraciones constantes? Por esta razón, si quieres ser una persona efectiva (de verdad), dejarás este mal hábito y harás como Jordi Fortuny, le dirás adiós a tu querido calendario 😉

Por qué planificamos calendario en mano

Son muchas las personas —yo fui una de ellas en el pasado— que confían en su calendario todas aquellas cosas que «sí o sí tengo que hacer hoy». Lo cual no deja de ser:

a) una declaración de intenciones;
b) (sobre)planificar como si te fuera la vida en ello;
c) suponer que no van a aparecer imprevistos en tu día;
d) suponer (otra vez) que no va a haber nada que aporte más valor a tu vida o al trabajo.

Vuelve a leer el párrafo anterior: ¿Te identificas? ¿Crees que son buenas prácticas para mejorar tu efectividad? 

No te sientas mal, no es por fastidiar. Meter a saco todo en el calendario es una (mala) práctica muy extendida. Es más, sobre-planificas porque te da la (falsa) sensación de control a pesar de ser consciente de que la mitad de las cosas no se van a poder realizar en el momento que habías programado. Porque, si eres profesional del trabajo del conocimiento, los imprevistos forman parte de tu vida y aparecen cuando menos te lo esperas.

Así que insisto, mete en tu calendario sólo lo que contenga información y fecha real de realización como un viaje, una cita con un potencial cliente, la actuación estelar de tu retoño en el festival del cole o el aniversario de tu pareja.

A estas alturas te habrás dado cuenta de que las fechas reales suelen venir impuestas desde el exterior, mientras que las fechas falsas las pones tú. ¿Ves la diferencia? 

Miedo

A pesar de todo lo que te he contado hasta ahora, aún hoy muchas personas que se inician en la metodología GTD® acumulan siguientes acciones en el calendario por miedo. Miedo a no tener tiempo para trabajar. Miedo a olvidarse de las cosas que tienen/quieren/necesitan hacer. Sienten verdadero pánico cuando les digo que nada de eso va al calendario. 

El miedo está justificado porque no han desarrollado aún el hábito de revisar sus listas a la hora de elegir en cada momento qué hacer. El miedo viene porque se saltan la Revisión Semanal y sienten (con razón) que su sistema no es fiable. El miedo es el resultado de la inexperiencia. El miedo viene por la falsa creencia de que se puede gestionar el tiempo.

Propuesta para tu camino hacia la efectividad

Pero no todo son malas noticias. Una propuesta es, cuando realizas tu Revisión Semanal y revisas tu calendario futuro, reservar tiempo para ti. Tomo prestada la expresión de una alumna que se está aplicando con ganas: resérvate en el calendario «Islas de tiempo». 

Una «isla de tiempo» o «time bloking» consiste en reservar y mantener en el calendario una cita contigo mism@ ¿Para qué? Para que, cuando llegue ese momento (tu cita), puedas elegir lo que tenga más sentido hacer. 

Decía David Allen que tu calendario es territorio sagrado. Eso sería en la era analógica. Hoy en día es posible que, a la que vas a por un café, te encuentres con alguna reunión con la que no contabas.

Actúa proactivamente, ten previsión y bloquea tus «islas de tiempo».

Conclusión

Como aprendizaje de esta semana, ten en cuenta que para ser una persona efectiva, deja de intentar gestionar tu tiempo llenando tu calendario de compromisos que no sabes si vas a poder cumplir y fechas que tienes que renegociar constantemente. Lo que necesitas es un calendario que cumpla su función evitando mezclar fechas reales con fechas falsas. ¿Te atreves? 😉

 

The Calendar should show only the «hard landscape» around which you do the rest of yours actions, David Allen.

Comentarios

Juan Antonio avatar
Juan Antonio


Buen contenido sobre la función del calendario en GTD. Gracias.

Me gustaría más adelante que abundaras más de la “isla del tiempo” no había escuchado ese concepto.

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Hola Juan Antonio, muchas gracias, me alegra saber que te ha resultado útil.
Capturo tu propuesta ;)
Un abrazo.
Laura.

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Helga


Hola Laura, muy buenos apuntes sobre el uso del calendario. Creo que fue una de las cosas que más rápido asimilé. Quizás porque siempre había sentido cierta incomodidad al ver una tarea anotada en el calendario cuya fecha me la había "autoimpuesto". Al final llegaba el día y era tachar y posponerlo, con lo que no le veía el sentido a ir adjudicándoles fecha tras fecha cuando era yo quién lo aplazaba. Es algo que me ha dado mucha tranquilidad y claridad. Un abrazo !!

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Hola Helga, el calendario suele ser ese lugar en el que anotamos todo para que no se nos olviden las cosas.
Como bien dices, al final es hacerse trampas y renegociar fechas. No sé tú, pero mi «antigua yo» se frustraba bastante.
Me alegra saber que que haces buen uso de tu calendario ¡buen trabajo!
Vivir con tranquilidad y claridad te acerca aún más a la efectividad ¿no te parece? ;)
Laura.

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