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Cómo aumentar tu efectividad con Agendas GTD®

| tiempo de lectura 3:29'
Cómo aumentar tu efectividad usando Agendas GTD®

La semana pasada te hablé de la primera lista que miras cuando empiezas tu jornada y cómo hacer un buen uso del calendario. Hoy quiero hablarte de una de mis listas favoritas por el impacto directo y, en mi opinión exponencial, en el aumento de la efectividad: las Agendas de GTD®.

Qué es una Agenda

Tanto David Allen en su libro Getting Things Done (pág. 150) como José Miguel Bolívar, ya avisan que en español tienes que diferenciar una Agenda de las Agendas en GTD®. Las Agendas en GTD® son una categoría organizativa —diferente al calendario— en la que guardamos recordatorios de todas aquellas Siguientes Acciones que necesitamos o tenemos que llevar a cabo con otras personas.

Me gusta definirlo como un «parking» de temas a tratar la próxima vez que te reúnas o hables con una persona o grupo de personas determinadas.

Por tanto, la característica de las Agendas es que contienen los recordatorios de todos los temas a tratar en reuniones o conversaciones recurrentes con personas o grupos de personas de composición fija con las que te relacionas regularmente.

Ejemplos de Agendas pueden ser: @Pareja, @Mamá, @Jefa de RRHH, @Pediatra, @Reunión Departamento Mensual.

Esto lleva, a veces, a exclamar «¡wow, es que me salen muchas Agendas!». Como suele decir mi colega Jordi Fortuny, «no es culpa de GTD®, es tu realidad. Las tienes o no las tienes». Ten en cuenta estas dos cosas:

  • Las Agendas son dinámicas, una muestra de la flexibilidad de GTD®. Entran y salen de tu sistema según cambia tu realidad. Hay Agendas temporales, como puede ser el Jefe de Obra de la reforma de tu casa. Acabado el proyecto, la Agenda @Jefe de Obra saldrá de tu sistema si ya no vas a contar más con él. Y tendrás otras que puede que estén siempre (o no) como, por ejemplo, @Pareja.
  • Si tienes muchas Agendas, una posibilidad es agrupar las Agendas por categorías. Por ejemplo: «Familia», «Clientes», «Proveedores», etc. Ten en cuenta que dentro de cada categoría organizativa tendrás las Agendas correspondientes con las personas o conjunto de personas de composición fija.

 

Beneficios de utilizar Agendas

De todas las ventajas de utilizar las Agendas y aumentar así tu efectividad, destaco tres.

La primera, es que acudes a las reuniones preparad@. Abres tu Agenda de la reunión con una persona o grupo de personas con la orden del día, en lugar de improvisar y ponerte a pensar nada más empezar la reunión.

De esta manera, las Agendas te permiten evitar las situaciones —nada efectivas— que describe el maestro Xavier Marcet en su artículo «Reunionitis» online. Para enmarcar: «las reuniones son un desastre y un dispendio de tiempo cuando la gente las convierte en un casino de ocurrencias». 

La segunda ventaja es aprovechar la interacción con los demás, incluso las interrupciones. La típica situación de recibir la llamada o la visita de alguien que tienes en tus Agendas y utilizar esa llamada o encuentro con un «Ahora que te tengo aquí…».

Seguro que te ha pasado, estar hablando con alguien y empezar «¿qué te tenía que decir yo a ti?», o «te tenía que contar algo y ahora no me acuerdo…». 

¿Te reconoces? Si aprovechas la oportunidad de poder abrir tus Agendas en cualquier lugar y en cualquier momento ¡serás infalible!

Además, no sólo aprovechas las interrupciones externas, sino también las internas. En lugar de molestar a tu colega de oficina cada vez que te acuerdas de algo, captura, aclara y organiza en la Agenda correspondiente. Así lo hacemos mi pareja y yo en casa ahora que teletrabajamos los dos en el mismo espacio 😉

La tercera ventaja que destaco, fruto de las dos anteriores, es la re-educación. Fomentar buenas prácticas entre las personas que te rodean sólo puede mejorar la efectividad lo mires por donde lo mires.

Cómo utilizar (bien) las Agendas

Para terminar, un breve repaso a cómo hacer un buen uso de las Agendas. Tomando todos los ejemplos expuestos en este post, la pregunta que te estarás haciendo es «Pero, ¿es posible tratar todos los temas de mi Agenda cada vez que interacciono con alguien?».

En cualquiera de las situaciones, la buena práctica es la que seguimos a la hora de aplicar el paso Ejecutar en GTD®.

Tanto si ha sido un encuentro casual como la reunión mensual del departamento, elegir con confianza y en cada momento lo que tenga más sentido hacer, lo que vaya a aportar más valor. Prioriza.

Por ejemplo, en las reuniones de Red con mis compañeros Jordi y José Miguel, si disponemos de una hora, elegimos en ese preciso instante lo que tiene más sentido. Si llamas a tu Jefa de RRHH y te dice que sólo tiene 5 minutos, de todos los temas a tratar en tu Agenda con ella elegirás en ese momento el que aporte más valor. Lo mismo cuando llevas a tu hijo al pediatra o estás con tu pareja. 

¿A qué esperas para aumentar tu efectividad?

Comentarios

Helga avatar
Helga


La verdad es que no hago mucho uso de la Agenda, más que nada porque trabajo sola. Pero no sería mala idea utilizarla en mis momentos de reflexión o los llamados: "tomarme un café conmigo misma"😂 . Bromas a parte, sí que la he encontrado útil en el plano familiar con mi marido y mi hijo (y con alguna amistad también). ¡Realmente, no se escapa nada! Un saludo Laura!!!

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Hola Helga,
No solemos pensar en las Agendas de uso familiar o del ámbito personal. Como sabes, vivo en el extranjero, por lo que tengo hasta una Agenda de temas a tratar con mi madre cada vez que la llamo ¡cuántas veces habría colgado sabiendo que me olvidaba cosas que decirle!
Gracias por compartir.
Laura.

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