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Para qué sirve tu lista de Proyectos en GTD (II)

| tiempo de lectura 3:27'
Para qué sirve tu lista de Proyectos (II).

La semana pasada te conté qué es un proyecto en GTD, así que hoy toca darle un repaso a para qué sirve tener una lista «Proyectos», qué hacer para que avancen y por qué es importante revisar regularmente todo tu inventario de proyectos.

¿Qué haces para que tus Proyectos avancen?

Una de las cosas que ha tenido mayor impacto para mí ha sido conseguir cosas que antes de mi vida con GTD se me hacían muy cuesta arriba. Por ejemplo, cualquier tema burocrático.  

La vida tiene de todo, desde trámites administrativos que detesto a cosas con las que disfruto como es organizar un viaje en un abrir y cerrar de ojos.

Gracias a GTD, hasta lo más tedioso avanza. No en vano, este último año he conseguido cosas importantes —e imprescindibles— para mí y para mi trabajo. Desde sacarme la licencia de conducir, un permiso de trabajo y mi número de la Seguridad Social en Estados Unidos, a montar mi propia empresa en un país nuevo para mí, en un idioma que no es el mío y con unas regulaciones que desconocía hasta hace un año. 

Créeme, en mi vida anterior con GTD jamás hubiera conseguido tales hitos, para mí, históricos.

De ahí que David Allen nos recomiende convertir todo problema y cualquier oportunidad en un «Proyecto». Esto es, definir nuestro resultado deseado: qué tiene que pasar para alcanzar la línea de meta.

El cómo avanzar en tus Proyectos, ya lo sabes: reflexionar sobre ellos definiendo, en todo momento, qué siguientes acciones te permiten acercarte hacia lo que quieres conseguir. Qué es lo que tienes, quieres o necesitas hacer para ir hacia donde has dicho que quieres ir. 

Porque recuerda que los Proyectos no se hacen, se consiguen. Sólo puedes hacer acciones para que tus Proyectos avancen. Por ejemplo, estas acciones pueden ser simplemente llamar al abogado para pedirle una cita o buscar en Internet qué cobertura incluye el seguro médico que te ha recomendado un amigo tuyo y que mejore tu póliza actual. 

Antes de GTD iba muy al tuntún. No me duelen prendas reconocer que dedicaba poco tiempo a pensar. En cambio, ahora que echo la vista atrás, reconozco que me dejaba llevar por la inercia, por las ganas que tuviera en cada momento de hacer esa llamada o dependiendo de mi humor por la mañana.

En cambio, ahora le dedico a mis compromisos el tiempo necesario para reflexionar. ¿Qué puedo hacer, desde ya, para que mi Proyecto avance? 

Te puede dar más o menos pereza, pero el retorno es exponencialmente positivo, a la par que efectivo. Y, si de ser personas más efectivas se trata, vale la pena pensar bien y definir qué va primero, qué puedes hacer tú ahora, qué puede esperar o qué pueden hacer otras personas por ti en lugar de escribir una lista interminable de «to-dos» que acabará olvidado en el fondo de un cajón.

¿Por qué es importante tener y revisar una lista de Proyectos?

Dice David Allen que si no tienes la foto completa de todos tus asuntos pendientes, te pierdes cosas. Necesitas tener todos tus Proyectos para tomar las mejores decisiones en la vida, las mejores estrategias y poder priorizar mejor.

The purpose of a «Projects» list is to keep track of all the things that are incomplete.

Durante la Revisión Semanal revisas todos tus Proyectos a fondo. Esta revisión te garantiza que, al menos una vez a la semana, vas a reflexionar sobre tus compromisos. Es una parte fundamental del paso «Reflexionar» para mantener la fiabilidad de tu sistema y poder seguir confiando en él. 

Como dice David Allen, la Revisión Semanal de tu lista de Proyectos te permite mantener actualizados y al día tus todos tus recordatorios, además de ser la clave para disfrutar de la productividad sin estrés.

Cuando reviso mis Proyectos, me siento delante de todos todos mis compromisos. Converso con ellos, no es broma. Si llevan más tiempo de lo necesario, si avanzan o no en la dirección correcta, si los procrastino. Me pregunto qué más puedo hacer por ellos, qué necesitan, qué no he tenido en cuenta. 

Puede que hayan cambiado las circunstancias, o que no sea el momento adecuado, o que mi nivel de compromiso haya disminuido. No sé tú, pero muchos de mis Proyectos redactados en enero 2020 están en pausa debido a una situación llamada «COVID-19». Como ves, GTD es libertad.

Dado el retorno de la Revisión Semanal, me pregunto ¿cómo alguien se la puede saltar? Así que sobran las excusas para saltarte la revisión de tu lista «Proyectos» del tipo «hay mucho que revisar, no tengo tiempo». 

Como dice David Allen, debes controlar el juego. Tener esa perspectiva global de tu vida, «en qué andas», con qué y/o con quién/es te has comprometido. 

De este modo podrás tener la mente libre y despejada, además de disponer de un inventario completo de todo lo que quieres, tienes o necesitas conseguir. Simplemente, «Making it all work» 😉

Comentarios

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Helga


Últimamente tengo la sensación de que cuando hago la revisión semanal paso por los proyectos de puntillas. Y leyéndote, me he dado cuenta, de que no me he puesto a "hablar con ellos". Quizás porque algunos de esos compromisos están cambiando y, en lugar de ponerme a ello y redefinirlos o volver a darles un sentido, inconscientemente los voy procrastinando. Así que ya sé lo que me toca este finde, una Revisión Semanal como dios manda, con paz de espíritu y mente abierta (eso sí, de premio caerá un buen ron dominicano 😉). Saludos Laura !!

Laura Sastre avatar
Laura Sastre


Hola Helga, ten en cuenta que en tu día a día la lista de proyectos no la revisas, así que es en la Revisión Semanal cuando GTD te invita a reflexionar sobre todos tus compromisos. De hecho, garantizas que siguen vivos y tienes la foto de qué haces para que avancen.
Como dice David Allen, si tienes la lista completa de tus proyectos podrás tomar mejores decisiones.
Por supuesto, recompénsate ;)
¡Salud!
Laura.

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