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La clave está en revisar tus listas

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La clave está en revisar tus listas

El título de este post tiene mucho que ver con uno de los hábitos que más cuesta desarrollar en la mayoría de las personas que se inician en el camino para aprender GTD ¡y no hablo de la Revisión Semanal! Y es que la clave para que las cosas se hagan está en revisar tus listas. Ese, y no otro, es el secreto de GTD.

En las formaciones oficiales de GTD vengo observando una preocupación generalizada cuando recordamos que dentro del conjunto de buenas prácticas para aumentar tu efectividad personal obviamos las notificaciones, las alarmas en el móvil, las banderitas y los colorines para evitar olvidar las cosas que «sí o sí» tienes que hacer hoy.

Lo siento, la lista «Hacer hoy» tampoco es una categoría organizativa. Y cuando digo que lo siento, lo digo con toda la pena del alma porque yo fui víctima de todo lo anterior. Lo he confesado muchas veces,  en el pasado estuve atrapada en el mundo de la planificación metódica.

We must strive to reach that simplicity that lies beyond sophistication, John Gardner.

El temor que puedes estar sufriendo a la hora de cómo vas a ser capaz de no dejarte cosas sin hacer tiene su fundamento en que llevas toda la vida haciendo las cosas de una determinada manera. Los cursos de gestión del tiempo, la famosa matriz de Eisenhower y esas aplicaciones (incluso papelerías) tan bonitas que te ofrecen todo el surtido de colores y opciones para resaltar todo lo que quieres «hacer hoy», tampoco son de gran ayuda.

En primer lugar, si hay algo que tienes que hacer hoy porque es una fecha real, ese recordatorio lo vas a ver en tu calendario. Esa cita médica, la reunión de tu departamento o el viaje de tus ansiadas vacaciones. 

En segundo lugar, si se trata de recordatorios de todo aquello que quieres hacer hoy pero sin una fecha real de entrega, estos estarán en tus listas. Cómo hacer para que no se te olviden esos recordatorios está en el título de este post: la clave está en revisar tus listas.

How do you decide what to do at any given point?, David Allen.

Al margen de no saltarte la Revisión Semanal para realizar la revisión estratégica de todos tus asuntos, a la hora de Ejecutar también estás revisando tus listas.

Es posible que no seas del todo consciente pero, si lo piensas, cada vez que vas a elegir qué hacer en cada momento, lo que haces a diario es revisar todas las listas que tengan sentido para priorizar qué toca ahora

Lo que haces es lo siguiente. Estás en tu oficina, así que no tiene sentido que revises tu lista @Casa o la Agenda con tu pareja ¿verdad? Tampoco vas a revisar tu lista @Recados —a no ser que estés a punto de salir por la puerta— ni la lista de Proyectos ni tus listas de la Incubadora ¿tiene sentido hasta aquí?

Si estás en la oficina, vas a revisar tus listas @Teléfono/Llamadas, @Ordenador, por ejemplo. Esto es tener en cuenta dónde estás, con quién estás y de qué herramientas dispones. Y para los recordatorios que ves en estas listas te preguntas ¿tengo 5 minutos antes de entrar en la siguiente reunión? ¿20 minutos? ¿una hora?

A continuación evalúas cómo andas de energía ¿estás para ponerte a redactar ese informe o mejor llamas a tu cliente? ¿Te queda poca energía y quizás mejor archivar todas las facturas que tienes encima de la mesa?

Ahora es cuando priorizas ¿qué tiene más sentido que hagas una vez has aplicado los filtros del contexto, tiempo y energía disponible? ¿qué tiene más sentido para ti en ese preciso instante? ¿qué va a aportar más valor?

Out of all my remaining options, what is the most important thing for me to do?, David Allen.

¿Crees que vas a olvidar lo que me decías que «sí o sí tengo que hacer hoy» si es lo que tiene más sentido hacer? Claro que no es tan evidente cuando estás empezando tu camino para aprender GTD. ¿Sabes por qué? Porque es probable que aún estés desarrollando el hábito de revisar tus listas.

Como te comentaba al principio, yo fui una planificadora nata. Tenía una lista única de tareas. Para que no se me olvidara lo que  «sí o sí» quería hacer en el día, utilizaba todo tipo de atajos. Mis favoritos: los colorines y los recordatorios/alarmas en el calendario.

El resultado es que pasaba por alto cualquier tipo de imprevisto (no planificado) sin detenerme a pensar si tenía más sentido o si me iba a aportar más valor. Me frustraba si no tachaba todo lo que había planificado en mi calendario. Y, por supuesto, arrastraba las tareas pendientes al día siguiente que también estaba planificado.

It is impossible to feel good about your choices unless you are clear about what your work really is, David Allen.

Lo que quería contarte hoy es que, si quieres empezar a ser una persona efectiva, es normal que sientas inseguridades, que tengas miedo a que se te olviden cosas. Esto ocurre porque no tienes el hábito de revisar tus listas aún.

Piensa cuando aprendiste a ir en bicicleta. ¿Cuántas veces te caíste? Aún guardo una bonita cicatriz en mi rodilla izquierda. Recuerdo el temor a caerme, pero me pudo más el querer quitarle los ruedines para poder seguir a mis hermanas mayores para que no me dejaran atrás. 

Quería hacerme mayor, quería aprender a montar en bicicleta. Así que tómate tu tiempo, siendo consciente de que la clave, para que las cosas se hagan y evitar olvidos, está en revisar tus listas. 

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